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Importazione file di dati (CSV, Excel, OpenOffice Calc, XML)

Database-Upload-iconbindCommerce dispone di un potente strumento per l'importazione di file di dati: CSV, Excel, OpenOffice Calc, XML, file con colonne a lunghezza fissa e JSON.

I file possono essere prelevati in 3 modalità:

L'esecuzione dell'attività di import può essere avviata manualmente, oppure schedulata nel tempo in funzione del proprio abbonamento (ogni 24, 12, 6, 1 ora, 30 o 5 minuti).

Le tipologie di informazioni che è possibile importare sono le seguenti:

  • Creazione ed aggiornamento prodotti ed informazioni connesse (categorie, prezzi, attributi, immagini)
  • Documenti XML provenienti dal gestionale Danea
  • Aggiornamento stato ordini e / o aggiornamento clienti

Configurazione delle impostazioni di import file

La prima azione da compiere per eseguire l'import di un file CSV è creare una configurazione (menu processi --> Impostazioni import file).

Impostazioni import file

Sono supportate le seguenti tipologie di file:

  • testo con separatore (che tipicamente hanno estensione CSV) ed è possibile impostare sia quale separatore utilizzare, che l'eventuale qualificatore di campo.
  • Excel
  • OpenOffice Calc
  • XML con struttura ad un livello
  • File con colonne a lunghezza fissa impostando le dimensioni delle colonne nell'apposito campo predisposto
  • JSON

Formato del file

I nomi dei campi possono essere contenuti nella prima riga del file, oppure possono essere specificati dall'utente che esegue la configurazione. A tal proposito, per analizzare il formato del file di testo consigliamo di aprire lo stesso attraverso un editor di testo evoluto (es. Notepad++ in ambiente Windows o Smultron in ambiente Apple, Emacs in ambiente Linux) anzichè utilizzando un gestore di fogli elettronici (come Excel o Open Office).

Importazione di prodotti ed informazioni annesse

In fase di importazione è possibile applicare un prefisso ai codici prodotto contenuti nel file, per evitare omonimia negli SKU presenti nel proprio sistema (2 fornitori potrebbero aver deciso di utilizzare entrambi il codice prodotto 001; nel nostro sistema sarà possibile usare A_001 e B_001).

Creazione prodotti

Durante ogni successiva importazione sarà possibile scegliere se eseguire solo la creazione di nuovi prodotti, aggiornare tutte le informazioni dei prodotti eventualmente già presenti, aggiornare solo la disponibilità di magazzino, oppure la disponibilità di magazzino ed i prezzi, aggiornare solo i prezzi. Sarà anche possibile scegliere se considerare come cancellati i prodotti non presenti in invii successivi (talvolta i dropshipper non inviano più i prodotti non più disponibili).

E'possibile inserire un controllo sulla dimensione del file da importare, impostando di considerare solo i file che presentano una specifica dimensione minima in KB. Questa funzione è utile ai fini della sicurezza quando sono attive le ozpioni: "Segna come non disponibili (Q=0) i prodotti non più presenti in invii successivi" o "Segna come cancellati i prodotti non più presenti in invii successivi e poni la quantità a 0".

Se si hanno a disposizione solo prodotti che variano in base a specifici attributi, l'opzione Crea prodotto padre dai figli, se non esiste? - permette di specificare quali attributi abbinare ai prodotti padre e quali ai prodotti figlio, così da creare automaticamente i prodotti principali a cui legare quelli variabili presenti nel file.

Le immagini (che potranno essere importate specificando l'URL assoluto delle stesse) potranno essere lasciate sul server di prelievo, salvando su bindCommerce solo l'URL, oppure potranno essere importate fisicamente su bindCommerce, creando nel contempo anche la miniatura.

Importazione immagini

La configurazione delle impostazioni di importazione prevede di indicare il nome del campo sul CSV corrispondente all'informazione da salvare su bindCommerce, oppure se si intende indicare un valore fisso, racchiuderlo fra parentesi quadre (es. [Rosso]).

Campi prodotto

Nella sezione corrispondenze predefinite è possibile specificare se dovranno essere usati specifici valori se non ne saranno individuati di specifici; questo vale per i campi produttore, fornitore, tag, e tipologia di codice a barre.

Corrispondenze predefinite

La configurazione passa attraverso l'indicazione di tutte le corrispondenze possibili per la tabella dei prodotti, dei produttori, degli attributi (è possibile specificare il valore di attributi preventivamente creati su bindCommerce) e dei prezzi.

Import Attributi

Riguardo ai prezzi, è possibile importare valori in differenti listini, potendo trattare prezzi IVA esclusa, IVA compresa, aliquote IVA, costi di spedizione e prezzi scontati. Risulta molto comoda la funzionalità che prevede il calcolo del prezzo lordo a partire da quello netto, se viene specificata l'aliquota fissa (es [0.22]). Il sistema è in grado di riconoscere automaticamente prezzi che utilizzano come separatore decimale la virgola o il punto.

Import prezzi

Riguardo all'abbinamento con le categorie, è possibile gestire variegate situazioni, sia quando l'albero delle categorie è contenuto in un unico campo con separatore, che quando si trova in campi differenti. L'impostazione consente di creare delle nuove categorie a partire dai valori presenti nel file, oppure abbinare le categorie presenti nel file a delle proprie categorie con nomenclatura completamente diversa (es. mettere ciò che si trova in "Computer > PC Portatili" in "Notebook"). Durante l'importazione di nuove categorie è possibile auto-configurare le impostazioni di import, aggiungendo le combinazioni alla configurazione dell'import.

Import categorie

I dati importati possono essere inseriti nelle tabelle principali, oppure in una descrizione alternativa. Questa funzionalità può essere sfruttata per caricare rapidamente una descrizione alternativa, come per esempio la traduzione in una lingua differente.

Destinazione informazioni nel database (quali tabelle)

Importazione ordini

La funzionalità di importazione ordini consente di aggiornare alcune informazioni relative agli ordini già presenti in bindCommerce:

  • Tracking number 
  • Numero colli della spedizione
  • Data della spedizione
  • Stato ordine
  • Codice stato ordine

Codice ordine da confrontare

L'importazione verrà effettuata utilizzando come codice identificativo dell'ordine un campo a scelta fra il numero d'ordine della piattaforma che ha generato l'ordine (che potrebbe non essere univoco) ed il codice univoco generato da bindCommerce. 

Data della spedizione

E' possibile indicare una data di spedizione differente per ogni ordine, oppure rispondere si alla domanda "Impostare data ed ora attuali come data di spedizione per tutti gli ordini importati?". 

Se la data viene trasmessa attraverso il file, deve essere scritta nel formato AAAA-MM_GG 

Tracking number

Il tracking number è il codice spedizione alfanumerico rilasciato dal corriere

Numero colli della spedizione

Valore intero 

Stato ordine e codice stato ordine

Anche se normalmente non serve ed è difficoltoso aggiornare ordini eterogenei (per provenienza), viene offerta questa possibilità per gestire particolari situazioni. 

L'elenco degli stati ordine ai quali si fa riferimento in questa impostazione è quello raggiungibile dal menu "Vendite --> Parametri --> Stati ordine".  

E' possibile specificare un differente stato per ogni singolo ordine rispondendo No alla domanda "Impostare data ed ora attuali come data di spedizione per tutti gli ordini importati?"; in tal caso verrà richiesto di selezionare uno stato d'ordine comune nel campo "Seleziona stato ordine comune". In caso contrario (scegliendo No), sarà possibile importare gli stati d'ordine valorizzando i campi "Codice stato ordine" e "Stato ordine" con i relativi nomi delle colonne.

Gli stati d'ordine utilizzati dai marketplace più comuni sono i seguenti:

Marketplace Codice Valore
eBay Active Active
  Cancelled Cancelled
  Completed Completed
Amazon PartiallyShipped PartiallyShipped
  Pending Pending
  Shipped Shipped
  Unshipped Unshipped
Spartoo  0 Ordine in convalida
   1  Preparazione in corso
   2  In corso
   3  Ordine inviato
   11  Ordine verificato
  41 Cancellato

Infine sarà possibile indicare uno o più stati d'ordine comuni in base al nodo di provenienza degli ordini grazie all'opzione disponibile all'interno della scheda Associazione stato ordine.

Esecuzione dell'import

L'esecuzione dell'import avverrà attraverso l'apposito connettore di tipo bindCommerce. L'unico parametro da settare sarà la configurazione dell'import.

Controllo dei risultati di import

Il controllo dei risultati dell'esecuzione si potrà eseguire consultando l'apposita tabella di log (dal menu Processi --> Import / Export --> Log esecuzione connettori) 

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