Nel caso in cui le fatture vengano emesse dal venditore con calcolo dell’IVA effettuato da Amazon, l’integrazione offerta da bindCommerce prevede il seguente procedimento (da avviare dopo aver spedito gli ordini ed averlo indicato in Seller Central, in quanto solo da quel momento il report VIDR restituirà il calcolo dell’IVA):
- bindCommerce importa da Amazon il calcolo dell’IVA, che di fatto consiste nell’insieme dei dati che saranno necessari per emettere le relative fatture Amazon Business
- Danea importa da bindCommerce i documenti fiscali da emettere in base al calcolo dell’IVA effettuato da Amazon
- Il venditore invia le fatture elettroniche al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate
- Il venditore esporta le fatture emesse in formato Easyfatt-Xml e le importata in bindCommerce come allegato del documento precedentemente scaricato da Amazon
- bindCommerce carica i file PDF delle singole fatture sui relativi ordini presenti su Amazon
E’ fondamentale che il venditore organizzi l’esecuzione del processo (fasi che prevedono un intervento umano e procedure automatiche) affinché le fatture vengano caricate su Amazon entro 24 ore dal momento in cui viene comunicata ad Amazon la spedizione della merce.
Importazione del calcolo IVA effettuato da Amazon
Lo scarico del calcolo dell’IVA effettuato da Amazon viene effettuato utilizzando il tipo di connettore “Marketplace Amazon [Scarico report VIDR e crea documenti fiscali]”.
E’ necessario creare un connettore per ogni mercato Amazon considerato, in relazione allo specifico nodo di quel mercato.
bindCommerce salva i dati ricevuti con il report VIDR nella tabella Documenti di vendita, sotto forma di fatture e note di credito. Tali documenti sono da considerarsi delle bozze successivamente verranno rese effettive dal gestionale amministrativo Danea.
Si noti che, se non viene rilevato alcun codice SDI, bindCommerce provvede autonomamente alla compilazione del relativo campo, utilizzando 0000000 per i clienti con indirizzo di fatturazione Italia e XXXXXXX per i clienti esteri.
Trasferimento documenti fiscali da bindCommerce a Danea
Trasformazione del numero documento
Si noti che Danea accetta solo valori numerici per il campo Numero relativo ai vari tipi di documenti gestiti, con la possibilità di aggiungere un sezionale nel campo Numerazione.
La fiscalità italiana richiede che la numerazione di fatture e note di credito sia consecutiva. Contestualmente il processo di integrazione fra bindCommerce e Danea, per poter funzionare, richiede che la numerazione dei documenti (che insieme alla data rappresenta la chiave univoca che permette a Danea di non importare documenti duplicati) venga assegnata dalla piattaforma che li invia (bindCommerce).
Per gestire questa casistica di integrazione verrà utilizzata la funzione “Trasformazione documenti di vendita” applicabile alla configurazione di export ordini (documenti) di Danea (menu “Gestionali / ERP > Config. export ordini” nel capo “Trasformazione documenti” della configurazione considerata).
La lista delle funzioni di trasformazione precedentemente create è reperibile nel menu “Processi > Conversioni e normalizzazioni > Trasformazione documenti”. Per impostare la funzione necessaria per trasferire fatture e note di credito con numerazione sequenziale, in un particolare sezionale è necessario porre a Sì il parametro “Trasformare numero documento” e successivamente compilare i campi “Valore di partenza numero documento” e “Numerazione”.
Uso di differenti archivi Danea per le differenti partite IVA
Quando il venditore è titolare di più partite IVA, aggiuntive rispetto a quella italiana, è opportuno utilizzare un archivio Danea separato per ogni posizione IVA.
L’archivio dedicato all’emissione delle fatture per la partita IVA italiana sarà quello principale, ed emetterà fatture elettroniche per gli ordini aventi come destinazione l’Italia o paesi ove il venditore non ha una partita IVA attiva.
Gli archivi aggiuntivi, uno per ciascuna partita IVA, saranno utilizzati per emettere fatture (non elettroniche) per gli ordini aventi come destinazione i paesi relativi alle partita IVA aggiuntive.
L’archivio utilizzato per le vendite verso i clienti del Regno Unito dovrà emettere fatture che facciano uso della sterlina inglese (in quanto il calcolo dell’IVA effettuato da Amazon verrà effettuato in tale valuta). Sebbene Danea non sia un un gestionale multivaluta, utilizzando un archivio dedicato alle fatture per il Regno Unito, sarà possibile cambiare la valuta utilizzata per quell archivio impostando £ (menu “Opzioni” > tab “Varie” > campo “Simbolo valuta”).
Connettori import documenti su Danea
La funzione di Danea raggiungibile dal menu “Strumenti > Scarico ordini da e-commerce” è in realtà in grado di scaricare ogni tipo di documento che bindCommerce gli metta a disposizione: fatture, note di credito, ricevute fiscali ed ordini cliente.
Nel nostro caso sarà necessario dividere il processo di importazione in (almeno) 2 connettori filtrati per tipo di documento:
- lo scarico degli ordini (senza applicare alcuna trasformazione)
- lo scarico di fatture e note di credito (che verranno inserite su Danea nel medesimo elenco, con numerazione comune), applicando la trasformazione sul numero documento.
Nelle opzioni Danea sarà quindi necessario abilitare 2 siti e-commerce.
Per il dettaglio della configurazione dello scarico ordini da bindCommerce a Danea è consultabile la seguente guida:
https://www.bindcommerce.com/it/guide/sistemi-gestionali/integrazione-danea-easyfatt/scarico-ordini-su-danea
Per confermare lo scarico di molti documenti su Danea (senza dover cliccare su ogni singolo documento) è possibile utilizzare la seguente procedura. Dopo aver cliccato su Strumenti --> Scarica ordini da e-commerce (CTRL+O) ed aver cliccato poi sul tasto Scarica è possibile utilizzare la combinazioni di tasti CTRL + SHIFT + F12
Danea mostrerà il seguente avviso: “Importare tutti i documenti non ancora importati? (Attenzione: non verrà eseguito alcun controllo su insufficiente giacenze magazzino, corretta numerazione, verifica fido, ecc..)”. Per confermare occorre cliccare su OK.
Scarico fatture su differenti archivi Danea per le differenti partite IVA
Per suddividere le fatture fra i vari archivi Danea è necessario configurare su bindCommerce un connettore per ogni archivio Danea.
Ad ognuno di questi connettori dovrà essere applicato:
- un “Filtro documenti di vendita” (menu “Processi > Filtri su ordini / doc. fiscali”)
- una configurazione di trasformazione documenti (menu “Processi > Conversioni e normalizzazioni > Trasformazione documenti”)
- un configurazione di scarico documenti (menu “Gestionali / ERP > Config. export doc. vendita”)
Il filtro sui documenti di vendita permette di scegliere il tipi di documento da includere nello scarico (es. Fatture e Note di credito), i nodi di provenienza (es. Amazon UK), il range temporale (es. ultimi 7 gg.) e la nazione di spedizione della merce (es. United Kingdom).
Nella configurazione di scarico documenti sarà necessario indicare la regola di trasformazione precedentemente creata.
Emissione fatture ed invio fatture elettroniche al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate
Le fatture e le note di credito ricevute da bindCommerce saranno salvate nella lista raggiungibile dal menu Danea “Documenti > Fatture”
Per formalizzare l’emissione di tali fatture per la partita IVA italiana, sarà necessario inviarle al sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate utilizzando le procedure standard di Danea.
Personalizzazione del modello di stampa
I modelli di stampa standard Danea contengono la maggior parte delle informazioni richieste da Amazon, ma per le peculiarità di questo tipo di fatture, si rende necessario creare un apposito modello conforme.
Per personalizzare i template di stampa su Danea, dopo aver dato il comando Stampa, occorre cliccare sul tasto Personalizza alla destra del Modello di stampa selezionato e seguire la guida Danea
Durante la fase di acquisizione dei documenti, il numero d’ordine Amazon è stato scritto nel campo Libero 1 di Danea (il primo dei campi aggiuntivi che si trova nella scheda Note).
Nel campo Libero 2 viene invece sempre scritto il nome del nodo di provenienza (es. Amazon IT).
Amazon suggerisce di non indicare alcun metodo di pagamento nelle fatture emesse, in quanto i clienti hanno già pagato Amazon, e l’indicazione di un metodo di pagamento specifico potrebbe confonderli.
bindCommerce provvede in autonomia ad aggiungere il codice ASIN fra parentesi tonde, alla fine del nome prodotto.
Trasferimento file fatture da Danea a bindCommerce come allegati pdf
Per consentire il trasferimento delle fatture emesse da Danea (file pdf) a bindCommerce è necessario seguire la seguente procedura:
- Esportare le fatture in formato Easyfatt-Xml
- Trasferire il file a bindCommerce
- Eseguire il connettore di importazione
Esportare le fatture in formato Easyfatt-Xml
Per esportare le fatture e le note di credito emesse da Danea è necessario portarsi nell’elenco delle stesse (menu Documenti > Fatture), selezionare le voci che si desidera esportare, e poi cliccare su Utilità > Esporta documenti EasyfattXml, scegliendo poi al passo successivo “Voci selezionate”.
Al passo successivo, prima di cliccare su “Salva”, è importante flaggare l’opzione “Genera Xml comprensivo del documento PDF”.
Il file verrà quindi salvato nella posizione desiderata del proprio PC con nome standard Documenti.DefXml
Trasferire il file a bindCommerce
Sono possibili più modalità per trasferire il file al connettore di importazione su bindCommerce, e la scelta deve essere effettuata al momento della creazione della sorgente file da utilizzare nella configurazione ” (menu bindCommerce “Import export files > Import files > Sorgenti file”).
Trattando dati sensibili, occorre escludere l’uso della sorgente HTTP/HTTPS (a meno di non proteggere l’url con una password). Le 2 modalità più usate saranno pertanto:
- FTP/S-FTP
- Caricamento diretto
Utilizzando la modalità FTP/S-FTP si potrà evitare di entrare nell’interfaccia di bindCommerce ad ogni caricamento (in quanto l’importazione e l’invio ad Amazon potranno essere automatizzati da una procedura schedulata).
La configurazione del connettore di tipo “Importazione documenti Danea Easyfatt” è raggiungibile dal menu
“Import export files > Import files > Import documenti Danea”
In tale configurazione sarà necessario attivare l’opzione “Normalizzazione del numero documento” e quindi selezionare il proprio nodo Danea. Questo servirà per far riconosce a bindCommerce la numerazione progressiva che è stata assegnata al momento dell’importazione delle bozze di fatture in Danea.
Se il venditore opera su più mercati Amazon e quindi gestisce più archivi Danea, per ogni archivio sarà necessario creare un nodo, che a sua volta dovrà essere indicato nella configurazione di importazione documenti (una configurazione ed una sorgente file per ogni archivio Danea).
Eseguire il connettore di importazione
Il connettore di importazione (impostabile dal menu “Processi > Connettori”) utilizza la tecnologia “Sorgente file”.
La sua esecuzione può essere automatizzata da una procedura che includa, in sequenza, questo tipo connettore (uno per ciascun archivio Danea) ed il successivo per l’invio delle fatture ad Amazon (uno per ciascun mercato Amazon).
Invio delle fatture agli ordini Amazon
Il connettore da utilizzarsi per l’invio delle fatture ad Amazon è di tipo “Marketplace Amazon [Invio Fatture]”.
E’ necessario utilizzare un connettore per ogni mercato Amazon, applicando appositi filtri.
